Розпорядження і Положення Про впровадження електронного документообігу

ПОЛОЖЕННЯ

про внутрішній електронний документообіг

у Кропивницькому фаховому кооперативному коледжі «Бізнесу, Технології та Права»

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Положення про внутрішній електронний документообіг у Кропивницькому фаховому кооперативному коледжі «Бізнесу, Технології та Права» (далі — Коледж) розроблене на підставі Цивільного кодексу України, Законів України «Про фахову передвищу освіту», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», «Про інформацію», «Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах», «Про електронні комунікації», «Про обов’язковий примірник документів» та інших нормативно-правових актів України.

1.2. Дія цього Положення поширюється на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів у Коледжі.

1.3. У цьому Положенні терміни вживаються в такому значенні:

• адресат — фізична або юридична особа, якій адресується електронний документ;
• автор електронного документа — фізична або юридична особа, яка створила електронний документ;
• дані — інформація, яка подана у формі, придатній для її оброблення електронними засобами;
• електронна довірча послуга — послуга, яка надається для забезпечення електронної взаємодії двох або більше суб’єктів, які довіряють надавачу електронних довірчих послуг щодо надання такої послуги;
• електронний підпис (КЕП/УЕП) — електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис;
• обов’язковий реквізит електронного документа — обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили;
• посередник — фізична або юридична особа, яка в установленому законодавством порядку здійснює приймання, передавання (доставку), зберігання, перевірку цілісності електронних документів;
• суб’єкти електронного документообігу — автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов’язків у процесі електронного документообігу;
• формування електронних справ — групування виконаних електронних документів у справи відповідно до затвердженої Номенклатури справ Коледжу.

1.4. Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Накладанням електронного підпису (КЕП/УЕП) завершується створення електронного документа. Створений електронний документ підписується автором на офіційному порталі державних послуг (наприклад, czo.gov.ua/sign або за допомогою застосунку «Дія»).

1.5. Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора. Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

1.6. Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

1.7. Строк зберігання електронних документів такий самий, як і для документів у паперовому вигляді згідно з Переліком типових документів та Правилами організації діловодства.

2. ЗАСАДИ ВНУТРІШНЬОГО ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

2.1. Внутрішній електронний документообіг — сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів у Коледжі із застосуванням перевірки цілісності та підтвердженням факту одержання документів.

2.2. Електронні платформи, сервіси та інформаційно-комунікаційні системи, які використовуються закладом для організації внутрішнього документообігу, збереження даних та освітнього процесу, визначаються відповідним Розпорядженням (наказом) керівника Коледжу.

2.3. Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або відповідальною особою в електронній формі за допомогою визначених розпорядженням керівника платформ (зокрема, корпоративної електронної пошти чи хмарних сервісів) або особистої пошти автора, у назві якої вказані його прізвище та ім’я.

2.4. Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього документа.

2.5. Перевірка цілісності електронного документа та КЕП/УЕП проводиться за допомогою державного сервісу перевірки (наприклад, czo.gov.ua/verify) відповідальною особою Коледжу.

2.6. Зберігання електронних документів здійснюється у корпоративному хмарному сховищі Коледжу (визначеному розпорядженням керівника) із забезпеченням розмежування прав доступу та систематичним резервним копіюванням даних.

3. ОСОБЛИВОСТІ ВНУТРІШНЬОГО ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ В КАДРОВОМУ ТА АДМІНІСТРАТИВНОМУ ДІЛОВОДСТВІ

3.1. З метою забезпечення ефективного функціонування діловодства, зокрема під час дії воєнного стану, дистанційної роботи або карантинних обмежень, у Коледжі можуть формуватись такі кадрові та службові електронні документи:

• заяви працівників (про надання відпустки, переведення тощо, крім заяви про прийняття на роботу);
• погодження, резолюції до заяв (як окремий електронний документ чи роздрукована скан-копія з КЕП);
• службові та доповідні записки;
• внутрішні кадрові та розпорядчі накази.

3.2. Формат назви файлів:

Для забезпечення системності документи під час створення та збереження отримують стандартизовані назви латиницею:

• WK_C_Prizvishe — заява працівника;
• WK_POG_Prizvishe — погодження заяви керівником підрозділу;
• WK_REZ_Prizvishe — резолюція керівництва;
• WK_SL_Prizvishe — службова записка;
• WK_N_Prizvishe — кадровий наказ.

3.3. Порядок опрацювання електронних заяв працівників:

1. Створення: Працівник створює файл заяви у форматі .docx або друкує/пише заяву власноруч і сканує її у формат .pdf.
2. Підписання: Працівник підписує файл заяви власним КЕП/УЕП на державному порталі підпису.
3. Погодження: Підписаний архів (заява, файл підпису, протокол) надсилається керівнику структурного підрозділу (завідувачу відділення / голові циклової комісії) електронною поштою. Керівник погоджує заяву, накладає свій КЕП і пересилає матеріали до кадрової служби Коледжу.
4. Перевірка та облік: Інспектор з кадрів перевіряє чинність підписів, розміщує електронні оригінали у визначеному розпорядженням керівника хмарному сховищі Коледжу та роздруковує примірник із протоколом перевірки для формування паперової кадрової справи.
5. Строк погодження заяви та накладення резолюції не повинен перевищувати трьох робочих днів.

3.4. Порядок опрацювання кадрових та адміністративних наказів:

1. Відповідальна особа (відділ кадрів / канцелярія) готує проєкт наказу у форматі Word.
2. Наказ підписується КЕП відповідальної особи, після чого послідовно передається на підпис усім зацікавленим особам. Останнім наказ підписує директор Коледжу (або особа, яка виконує його обов’язки).
3. Підписаний усіма сторонами наказ зберігається в електронному архіві Коледжу, а також роздруковується разом із протоколом КЕП для зберігання у відповідній справі згідно з Номенклатурою.
4. Строк підписання та реєстрації наказу не повинен перевищувати трьох робочих днів.4.ПРИКІНЦЕВІ ТА ПЕРЕХІДНІ ПОЛОЖЕННЯ

4.1. Це Положення розглядається та схвалюється на засіданні Педагогічної ради Коледжу та набирає чинності з дня видачі відповідного наказу директора Коледжу.

4.2. Зміни та доповнення до цього Положення затверджуються Педагогічною радою та вводяться в дію наказом директора Коледжу.

4.3. Це Положення може застосовуватися в тестовому/апробаційному режимі протягом трьох  місяців з дня його затвердження для налагодження електронних маршрутів діловодства та їх затвердження.

 

---

ДЛЯ ПЕРЕГЛЯДУ:

Держреєстрація закладу освітньої діяльності

Повідомлення МОН про внесення в Реєстр-об’єднано

МОН РЕЄСТР

Deklaratsiya-162738-26-pro-provadzhennya-gospodarskoyi-diyalnosti

Deklaratsiya-pro-provadzhennya-gospodarskoyi-diyalnosti

Derzhreyestratsiya-zakladu-osvity

Vytyag-z-litsenziyi-FPVO-04.05.2026-11.51

VYTYAG-z-Reyestru-Strahuvalnykiv-zastrahovanyh-osib-1

Повідомлення МОН про внесення в Реєстр-об’єднано

Прийняття на роботу директора у 2026 році: чи потрібно повідомляти ДПС

Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради зазначає, що одним із найпоширеніших запитань роботодавців залишається: чи потрібно подавати повідомлення до ДПС про прийняття на роботу директора підприємства?

Багато кадровиків та бухгалтерів за звичкою продовжують надсилати таке повідомлення, побоюючись штрафів. Проте чинне законодавство передбачає інший механізм.

Що говорить закон?

Постановою Кабінету Міністрів України від 17.06.2015 №413 встановлено порядок повідомлення податкових органів про прийняття працівників на роботу.

Водночас документ прямо передбачає виняток: повідомлення про прийняття на роботу члена виконавчого органу господарського товариства або керівника підприємства, установи чи організації не подається роботодавцем до ДПС. Відомості про таких осіб податкова служба отримує автоматично з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань.

Чому повідомлення не потрібне?

Після державної реєстрації змін щодо керівника інформація з ЄДР передається державним органам в електронному вигляді. Саме ці відомості і вважаються повідомленням про прийняття керівника на роботу.

Тобто для директора законодавець фактично запровадив спрощений порядок інформування податкової служби.

А якщо директор є єдиним засновником?

Навіть якщо директор одночасно є засновником або єдиним учасником товариства, правило залишається таким самим: якщо йдеться саме про керівника юридичної особи, відомості про його призначення надходять до ДПС через ЄДР.

На що варто звернути увагу роботодавцю?

Незважаючи на відсутність обов’язку подавати повідомлення до ДПС щодо директора, роботодавець повинен належним чином оформити:

рішення засновників або власника про призначення керівника;

наказ про вступ на посаду;

внесення відповідних відомостей до ЄДР;

укладення трудового договору (контракту), якщо це передбачено законодавством або установчими документами.

Саме своєчасне внесення інформації до ЄДР є ключовим елементом, адже податкова служба отримує дані про керівника саме з цього реєстру.